O que são rotinas administrativas? Como elas funcionam e de que maneira podem agregar para o cotidiano de uma empresa? Quem deve seguir essas rotinas? Todo o grupo de colaboradores ou somente pessoas previamente escolhidas? Quais são as vantagens de inserir rotinas administrativas no dia a dia dos meus colaboradores?
Ter uma rotina de trabalho é um dos melhores benefícios que o seu colaborador pode usufruir. É claro, a repetição leva ao tédio, porém, um trabalho organizado e já preparado com antecedência não só otimiza tempo, como também aumenta os lucros de determinada empresa.
É por que, cada vez mais, os donos de empresa, seja ela de TI ou qualquer outro setor, gerentes e líderes de setores como Recursos Humanos, buscam entender de forma mais completa de que maneira poderiam implementar rotinas administrativas que fizessem seus colaboradores renderem ainda mais, gerando um lucro maior.
É fato que, analisando de fora, quando comparamos uma empresa de sucesso com uma rival que está um pouco abaixo na tabela de crescimento, a primeira demonstra ter um processo organizativo bem mais refinado e melhor do que a segunda citada. Então, aparentemente uma rotina organizada pode ser um dos segredos do sucesso.
Portanto, no conteúdo de hoje, vamos explicar a você o que são rotinas administrativas e de que forma elas podem ser benéficas para sua marca, além de trazermos 5 maneiras de acelerar as rotinas administrativas de seus colaboradores. Leia conosco e saiba mais sobre o assunto, vamos lá!
O que são rotinas administrativas?
Afinal, o que são rotinas administrativas? Trata-se da organização de processos gerenciais e de mão de obra diária, que fazem uma empresa rodar. Em suma, esses processos ocorrem de forma sistemática, ou seja, um atrás do outro e sempre da mesma forma, pois de alguma maneira, com o tempo, já ficou claro que aquela é a melhor maneira de realizar determinado serviço.
Apesar disso, as rotinas administrativas podem mudar de tempos em tempos, principalmente se alguma variante de rotina se apresentar mais eficaz do que aquela que é usada no momento atual. Portanto, sempre teste coisas novas com seus colaboradores, afinal, muitas vezes uma simples mudança aumenta os lucros consideravelmente.
5 maneiras de acelerar as rotinas administrativas
Gestão de atividades administrativas com software dedicado
Existem vários programas de software que ajudam os profissionais a otimizar o tempo gasto em tarefas administrativas. Um sistema digital que permite preparar um orçamento ou fatura de forma rápida, processando automaticamente os itens de receitas e despesas.
Alguns programas de contabilidade têm assinaturas anuais ou mensais, mas muitos oferecem períodos de avaliação gratuitos. Pesquise e decida qual combina mais com o que sua empresa precisa.
Operações administrativas na empresa: exclua atividades desnecessárias
A atividade administrativa na empresa é muitas vezes dividida em tarefas que exigem repetição regular. É o caso dos lembretes de pagamento ou da conta telefônica mensal.
Nesse sentido, é conveniente adotar modelos pré-definidos para e-mails, e para evitar a entrada repetida de uma mesma despesa, o mesmo item pode ser inserido apenas uma vez e copiado de tempos em tempos, além da ativação de cobrança em débito automático,
Trabalho e hábitos: otimizar a organização dos processos internos da empresa
Para total eficiência operacional, o uso do tempo deve ser totalmente otimizado. Para que isso aconteça, é preciso analisar os hábitos de trabalho, gerenciar o cotidiano de trabalho, atentar para a frequência com que as atividades administrativas são realizadas, ou seja, entender o que são rotinas administrativas e colocá-las em prática..
A partir da plena consciência do tempo e da forma como ele é organizado, pode-se iniciar o processo de mudança de hábitos, com vistas ao desenvolvimento administrativo. Leva em média – dependendo da pessoa e das circunstâncias – cerca de dois meses para mudar os hábitos organizacionais de alguém, visto que ela já possui uma rotina bem enraizada.
Criar novas rotinas em tarefas administrativas
Sempre que uma fatura é arquivada ou um pagamento online é feito, isso está tirando tempo ou interrompendo completamente outra atividade comercial. Pode ser útil dividir a semana de trabalho em blocos, o que ajuda a ter uma visão estruturada das prioridades.
Para evitar ter de repetir o mesmo procedimento várias vezes na semana, pode ser conveniente optar por dedicar uma manhã à gestão de todos os pagamentos. Novamente, a ideia de cobrança em débito automático é a melhor das opções.
Contador: um elemento fundamental no campo administrativo
O apoio ao trabalho de um contabilista confiável e competente pode certamente ser um elemento decisivo na simplificação das atividades administrativas, poupando tempo, mas também e sobretudo dinheiro. São profissionais com pleno conhecimento de onde economizar dinheiro.
Essas foram as nossas dicas de entender o que são rotinas administrativas e de como colocá-las em prática. Esperamos ter ajudado você a entender melhor sobre o assunto. Você, líder de RH, vai mudar a rotina de seus colaboradores? Conte a nós aqui nos comentários. Até a próxima!
